政策法规
无锡职业技术学院外事接待管理办法

第一条 为促进学校的国际交流与合作,规范校内各单位的外事接待活动,特制定本办法。

第二条 本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。

第三条 外事接待分为学校层面的外事接待和院系层面的外事接待两个部分。

一、学校层面的外事接待:

(一)“学校层面的外事接待”系指涉及到学校层面或若干个院系的外事接待;

(二)学校层面的外事接待由国际交流合作处拟出接待方案,报送校领导审批,邀请校领导和相关单位负责人出席,统筹安排各项接待活动;

(三)学校层面的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜,校内各单位应予以协助安排。

二、院系层面的外事接待:

(一)“院系层面的外事接待”系指仅涉及到单个院系或机构的外事接待活动;

(二)由国(境)外的团体或个人直接与校内各单位联系的院系层面的外事来访,由该单位负责接待,国际交流合作处予以协助;由国(境)外的团体或个人直接与国际交流合作处联系的院系层面的外事来访,由国际交流合作处征求校内相关单位意见,如相关单位同意接待,则由该单位负责安排接待,国际交流合作处予以协助;

(三)院系层面的外事接待如需要邀请校领导出席,须提前一周提交接待方案(包括来访目的、来访者背景资料、日程安排)到国际交流合作处、并填写《无锡职业技术学院外事接待申请表》,由国际交流合作处邀请校领导出席。如需要校领导致词,院系负责准备致词初稿;

(四)到各分院讲学或访问的短期专家,可由各分院自行安排接待。来访之前,接待单位或相关部门须按规定填写《无锡职业技术学院外事接待申请表》,到国际交流合作处办理备案手续;

(五)如涉及签订合作协议,须报国际交流合作处审核。如属院系层面的合作协议,经学校领导授权,由院系负责人签署;

(六)外事接待中所涉及的具体项目,各相关单位应安排专人落实;

(七)院系层面的外事接待结束后,接待单位负责登记情况,十五日内报国际交流合作处存档。

第四条 接待原则:

外事接待遵循“对等、对口、节约、服务、保密”的原则。

1、对等原则:对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,同级别人员出面接待,特殊情况高规格接待;

2、对口原则:“学校层面的外事接待”活动中涉及相关院系和部门时,由国际交流合作处协调安排对口学院(或部门) 予以接待;

3、节约原则:招待来宾庄重、不铺张,主方人数一般不多于宾客人数,避免不必要支出;

4、服务原则:接待流程应衔接周密,以礼相待,使客人感到热情、周到,并充分利用学校现有资源宣传、提升学校知名度;

5、保密原则:接待中既要熟悉来宾情况,尊重来宾风俗习惯,又要内外有别,注意保密,巧妙回避不宜回答的问题,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。

第五条 接待标准:

根据来宾类别及活动的重要性,接待标准分为四类:

接待级别

接待规格

接待级别

来宾类别

陪同人员

接待要点

接待费用

一级

友好交流学校校级及以上领导人员来访、对学校发展有重大影响者

学校校级领导及相关部门负责人

安排参观、交流、会议、翻译、赠送学校宣传资料及礼品、摄影、摄像等事宜

按所申请的接待费用报销,可安排正餐一次。(用餐标准不高于100元/人)

二级

国(境)外学校的院系负责人来访,进行合作项目洽谈或其他同级别人员来访

部门领导及相关人员

安排参观、交流、会议、赠送学校宣传资料及礼品、摄影等事宜

按所申请的接待费用报销,可安排工作餐一次。(用餐标准不高于50元/人)

三级

国(境)外学校一般人员来访

项目负责人及相关人员

按照实际需求安排相应参观、交流、会议、赠送学校宣传资料及礼品、摄影等事宜

按所申请的接待费用报销,可安排工作餐一次。(用餐标准不高于30元/人)

四级

院系层面人员来访

 

协助院系安排接待

费用由各接待院系支出

第六条 费用支出:

外事接待费用须严格按照《无锡职业技术学院外事接待申请表》各项支出,并注明学校外事经费或合作项目经费等支出途径。

一、学校层面的外事接待,费用从学校的外事经费中支出;

二、合作项目中的外事接待,费用从合作项目经费中支出;

三、院系层面的外事接待,费用由各接待单位负担;

四、除特别来宾或经申请批准的重要来宾等特殊情况外,一般不负责来访者住宿费用的报销。

  

   第七条 接待流程及要求:

 

    一、填写《无锡职业技术学院外事接待申请表》;

 

    二、提供来访人员名单及背景材料;

 

    三、提供来访日程与安排(接待人员、时间、地点、交通、宴请等);

 

    四、安排接待相关事宜;

 

    五、接待部门及人员及时整理来访情况,汇总重要信息报送有关领导,并以适当方式宣传。

 

   第八条 接待礼仪

 

    一、不迟到、不早退,一般须提前十分钟到达接待地点;

 

    二、尊重各国风俗习惯和礼仪;

 

    三、举止得体,衣着大方,正装出席;

 

    四、会谈时关闭手机或将手机调到震动;

 

    五、不随意走动。

 

   第九条 本办法自公布之日起执行,由国际交流合作处负责解释。

 

 

 

国际交流合作处

2014年12与1日

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